Verwerkersovereenkomst

TUSSEN :
Jobsalon bvba, met maatschappelijke zetel te 8520 Kuurne, Heirweg 74, met ondernemingsnummer 0507.743.629; (“Jobtoolz”, “Verwerker”, “wij”)

EN :
“De Klant”, “Verwerkingsverantwoordelijke”, “u”

WORDT OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 – Onderwerp

Deze overeenkomst is van toepassing op de verwerking door Jobtoolz, in het kader van de door Jobtoolz aan de Klant geleverde “Software-As-A-Service”-diensten (“SAAS”), van persoonsgegevens die door de Klant worden verzameld (“Persoonsgegevens”) i.k.v. een rekruteringstraject m.o.o. het vinden van geschikte medewerkers.
1.2 De Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1.1 zijn alle persoonsgegevens in de zin van de Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”) die door of op vraag van de Klant verzameld worden in het online rekruteringsdashboard dat deel uitmaak van de SAAS.

1.3 Jobtoolz heeft geen invloed op en beperkt toegang tot de Persoonsgegevens. Jobtoolz wendt de Persoonsgegevens niet aan voor eigen gebruik en geeft geen toegang tot derden, noch voor marketing- noch voor andere doeleinden.

Artikel 2 – Rolverdeling

2.1. De Klant verzamelt de Persoonsgegevens volgens eigen inzichten en bepaalt zelf het doel waarvoor en de middelen waarmee hij de Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. De Klant is ten aanzien van de personen wiens Persoonsgegevens hij verzamelt zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking.

2.2 Jobtoolz verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant onder deze overeenkomst. Persoonsgegevens mogen door Jobtoolz alleen worden verwerkt voor de doeleinden die in deze overeenkomst omschreven worden.

2.3 De Klant machtigt Jobtoolz om Persoonsgegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de verwerking. Het is Jobtoolz toegelaten om voor de verwerking gemachtigde personen of (sub-)verwerkers in dienst te nemen of in te schakelen. Jobtoolz informeert de Klant van elke verandering dienaangaande. Jobtoolz verbindt zich ertoe om aan de door hem in dienst genomen of ingeschakelde gemachtigde personen of (sub-)verwerkers dezelfde verplichtingen op te leggen als in deze overeenkomst opgenomen. Jobtoolz waarborgt dat de door hem in dienst genomen of ingeschakelde gemachtigde personen of (sub-)verwerkers zich er alsdan toe zullen hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen.

Artikel 3 – Beveiliging

3.1 Jobtoolz treft passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

3.2 Jobtoolz garandeert dat de door hem in dienst genomen of ingeschakelde gemachtigde personen en (sub-) verwerkers uitsluitend toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor zoveel als nodig om hun taak of opdracht in het kader van deze overeenkomst te vervullen. Jobtoolz voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot Persoonsgegevens.

3.3 Jobtoolz waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens, door het gebruik van beveiligingstechnologieën en – technieken. Activiteiten met betrekking tot Persoonsgegevens worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot Persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot wijziging of verlies van Persoonsgegevens.

3.4 Jobtoolz zal de in artikelen 3.1 – 3.3 genoemde maatregelen van tijd tot tijd evalueren en aanpassen of verbeteren voor zover de wettelijke eisen of technologische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De Klant is er zich van bewust dat de SAAS-dienst een gestandaardiseerde dienst is en gaat ermee akkoord dat deze aanpassingen of verbeteringen door Jobtoolz van tijd tot tijd worden doorgevoerd, op voorwaarde dat het geheel van maatregelen aan het in artikel 3.1 genoemde beveiligingsniveau blijft voldoen.

Artikel 4 – Bewaring

4.1 Jobtoolz mag van de Persoonsgegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst.

4.2 Jobtoolz zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor SAAS- dienstverlening en voor een termijn van maximaal 6 maanden na beëindiging van deze overeenkomst.

4.3 Jobtoolz zal de Persoonsgegevens nooit opslaan op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Daarnaast zal Jobtoolz de Persoonsgegevens niet opslaan op een locatie buiten het Belgische grondgebied, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant, met dien verstande dat de Klant zijn toestemming niet onredelijk mag weigeren, doch daaraan wel voorwaarden kan verbinden.

Artikel 5 – Geheimhouding

5.1 Behoudens als voorzien in artikel 2.3 van deze overeenkomst, is mededeling door Jobtoolz van Persoonsgegevens aan derden is slechts toegestaan voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel Jobtoolz daartoe verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de Klant. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door Jobtoolz vooraf ter kennis worden gebracht aan de Klant.

5.2 Deze geheimhoudingsverbintenis van Jobtoolz blijft ook na beëindiging van deze overeenkomst onverminderd van kracht.

Artikel 6 – Datalekken

6.1 Jobtoolz zal de Klant zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van een (poging tot) inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens (“Datalek”).

6.2 Voor zover bekend zal Jobtoolz de Klant in geval van een Datalek tevens informeren over :

a) de aard van het Datalek,
b) tijdstip van vaststelling van het incident
c) aard en overzicht van de gelekte of mogelijks gelekte Persoonsgegevens
e) de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek
f) de direct genomen maatregelen om de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek te
beperken
g) tijdstip van afsluiting van het incident
h) de structurele maatregelen die Jobtoolz zal nemen of reeds heeft genomen om een
gelijkaardig datalek in de toekomst te voorkomen

6.3 De Klant zal zelf instaan voor de melding van een Datalek dat onder een wettelijke meldplicht valt, bij de bevoegde toezichthouder binnen de wettelijke voorziene tijdsspanne.

Artikel 7 – Bijstand bij verzoeken van derden

7.1 Jobtoolz verleent de Klant, voor zover redelijkerwijze van Jobtoolz verwacht kan worden, bijstand bij :

a) het vervullen van diens plicht om verzoeken van betrokkenen tot inzage in en rectificatie, wissing en overdracht, dan wel beperking van de verwerking, van hun Persoonsgegevens te beantwoorden.
b) het vervullen van diens plicht om medewerking te verlenen aan verzoeken en onderzoeken van de bevoegde toezichthouder voor zover deze verzoeken en onderzoeken betrekking hebben op de Verwerkingen in het kader van de SAAS- dienst.

7.2 De Klant draagt de redelijke kosten van de uitvoering door Jobtoolz van de bijstand, genoemd in dit artikel.

7.3 Onmiddellijk nadat de Klant op de hoogte is van een klacht of vordering van een betrokkene met betrekking tot de verwerking die werd toevertrouwd aan Jobtoolz, zal de Klant Jobtoolz schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk informeren over deze klacht of vordering en de behandeling van deze klacht of vordering aan Jobtoolz overlaten, wanneer Jobtoolz dit wenst. Niet-nakoming van dit artikel door de Klant leidt tot verval van rechten van de Klant op grond van deze Verwerkersovereenkomst jegens Jobtoolz.

Artikel 8 – Controle

8.1 De Klant heeft het recht om de naleving van deze overeenkomst te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar Jobtoolz de gegevensverwerking uitvoert of waar zij de relevantie informatie in verband met de verwerking ter beschikking stelt. De Klant zal Jobtoolz minstens tien (10) werkdagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk hierover inlichten. Dergelijke controles zullen niet vaker dan één (1) maal per kalenderjaar plaatsvinden.

8.2 Gebeurlijk tijdens controles vastgestelde tekortkomingen zullen door Jobtoolz worden rechtgezet d.m.v. corrigerende maatregelen binnen een redelijke termijn die in verhouding staat tot de ernst en de complexiteit van de vastgestelde tekortkoming.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

9.1 De aansprakelijkheid van partijen zal zijn beperkt zoals in de algemene voorwaarden en/of privacyverklaring van Jobtoolz is bepaald. Indien die aansprakelijkheidsbeperkingen om welke reden ook nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar zijn of worden, zal de aansprakelijkheid van Jobtoolz voor tekortkoming in de nakoming van verplichtingen uit deze overeenkomst zijn beperkt tot een maximumbedrag van de contractuele licentiekost op jaarbasis.

9.2 Jobtoolz zal op geen enkele wijze aansprakelijk zijn voor schade die voortvloeit uit instructies van de Klant.

Artikel 10 – Aanvang en einde van de overeenkomst

10.1 Deze overeenkomst neemt een aanvang bij de start van de SAAS-dienstverlening door Jobtoolz aan de Klant en neemt van rechtswege en automatisch een einde bij beëindiging van de SAAS-dienstverlening, om welke reden ook.

10.2 Jobtoolz zal de Persoonsgegevens na beëindiging van de SAAS-dienstverlening naar keuze van de Klant hetzij aan de Klant bezorgen in de vorm van een .csv-bestand, dan wel vernietigen.

Artikel 11 – Algemene bepalingen

11.1 Deze overeenkomst behelst alle afspraken tussen partijen ten aanzien van verwerking van Persoonsgegevens als onderdeel van de SAAS-dienst en kan slechts worden gewijzigd mits schriftelijk akkoord van alle partijen.

11.2 In geval van tegenstrijdigheid tussen de algemene voorwaarden of privacyverklaring van Jobtoolz en de bepalingen van deze overeenkomst, prevaleren de bepalingen van deze overeenkomst, voor zover niet uit deze overeenkomst het tegendeel blijkt.

11.3 In het geval enige bepaling van deze overeenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

11.4 Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen in verband met het bestaan, de inhoud of de uitvoering van deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechterbanken van het gerechtelijk arrondissement van maatschappelijke zetel van de Jobtoolz.